Verpflegungsmehraufwand

Auf Dienstreisen fallen höhere Kosten für die Verpflegung an, da sich Reisende nicht unter den gleichen Bedingungen wie im häuslichen Umfeld oder in der regelmäßigen Betriebsstätte versorgen können. Diese zusätzlichen Verpflegungskosten für beruflich bzw. geschäftlich veranlasste Reisen können steuerlich geltend gemacht oder steuerfrei erstattet werden. Ein Arbeitnehmer hat bei auswärtiger Tätigkeit also keinen Anspruch auf die Erstattung des Verpflegungsmehraufwandes durch den Arbeitgeber. Vielmehr besteht die Möglichkeit, den Mehraufwand steuerfrei an den Arbeitnehmer auszuzahlen, was viele Arbeitgeber wahrnehmen. Erstattet der Arbeitgeber hingegen keinen Verpflegungsmehraufwand, kann der Arbeitnehmer diese Kosten mit der Einkommensteuererklärung geltend machen und sich nachträglich einen Vorteil verschaffen, indem so die Steuerschuld gesenkt wird.

Während andere Reisekosten (zum Beispiel Fahrt- oder Übernachtungskosten) auf der Reisekostenabrechnung komplett angegeben werden können, gelten für die Verpflegung gesetzlich geregelte Verpflegungspauschalen. Die Höhe dieser Pauschalen ist abhängig von Reisedauer und Reiseziel (Land) und kann sich jährlich ändern. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jeweils zum Jahreswechsel eine Übersicht mit den für das neue Jahr bindenden Pauschalbeträgen für Auslandsdienstreisen.

Für Inlandsreisen in Deutschland gelten aktuell folgende Verpflegungspauschalen:

Eintägige Dienstreise: Dauer bis maximal 8 Stunden 0 EUR
Eintägige Dienstreise: Dauer mehr als 8 Stunden 12 EUR
Mehrtägige Dienstreise: An- und Abreisetag (unabhängig von Dauer) je 12 EUR
Mehrtägige Dienstreise: volle Zwischentage je 24 EUR

Kürzung des Verpflegungsmehraufwandes bei unentgeltlicher Verpflegung

Wird der Arbeitnehmer während seiner beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber verpflegt, ist der Verpflegungsmehraufwand zu kürzen, da dieser dann nicht mehr im vollen Umfang besteht. Die Kürzung erfolgt stets auf die volle Tagespauschale. Der Gesetzgeber sieht folgende Minderungen vor:

Die Kürzungen sind tageweise vorzunehmen und können dementsprechend nie höher sein als der für den jeweiligen Tag zustehende Pauschbetrag.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer befindet sich auf einer 3-tägigen Dienstreise. Ihm stehen für den Anreise- und Abreisetag jeweils 12 EUR für den Verpflegungsmehraufwand zu, für den Zwischentag volle 24 EUR.

Am ersten Tag werden ihm keine Mahlzeiten vom seinem Arbeitgeber gestellt. Somit erhält er für diesen Tag die ungekürzte Verpflegungspauschale in Höhe von 12 EUR.

Am zweiten Tag kann er das Frühstücksangebot im Hotel nutzen, da dies in seiner vom Arbeitgeber bezahlten Übernachtung inklusiv ist. Auch das Mittagessen wird von seinem AG veranlasst. Somit ergibt sich eine Kürzung des Pauschalbetrages von 24 EUR - 4,80 EUR (Kürzung Frühstück) - 9,60 EUR (Kürzung Mittagessen). 9,60 EUR bleiben ihm an diesem Tag für Verpflegungsmehraufwand übrig.

Der dritte Tag beginnt wieder mit einem gestellten Frühstück im Hotel. Bevor der Arbeitnehmer die Heimreise antreten kann, muss er noch einige Arbeitsstunden absolvieren. Die Kosten für das abschließende gemeinsame Mittagessen trägt der Arbeitgeber. Da die Abzüge für beide erhaltene Mahlzeiten (4,80 EUR + 9,60 EUR = 14,40 EUR) höher sind als die Verpflegungspauschale für den Abreisetag (12 EUR), steht dem Arbeitnehmer für diesen Tag kein Verpflegungsmehraufwand mehr zu.

Für die gesamte 3-tägige Dienstreise kann der Arbeitnehmer nach Kürzungen aufgrund unentgeltlich erhaltener Mahlzeiten in seiner Reisekostenabrechnung 21,60 EUR als Verpflegungsmehraufwand angeben.

Damit der Gesamtbetrag des Verpflegungsmehraufwandes korrekt und gesetzeskonform berechnet wird, müssen Anwender von Dienstreise-Online lediglich Reisedauer, Reiseziel und erhaltene Mahlzeiten angeben – die Berechnung erfolgt automatisch nach den aktuellen gesetzlichen Richtlinien.

Regelungen für kurze Dienstreisen

Für einen eintägigen Auswärtstermin, der inklusive Fahrtzeiten 8 Stunden oder weniger dauert, hat der Mitarbeiter keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale. Wird ihm während dieser Zeit dennoch eine Mahlzeit vom Arbeitgeber gestellt, ist dafür ein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu versteuern. Der entsprechende Sachbezugswert wird gesetzlich geregelt und kann sich jährlich ändern.

Gleiches gilt für mehrere Auswärtstermine an einem Tag: Der Mitarbeiter darf die Zeiten seiner Abwesenheit summieren. Ist er insgesamt länger als 8 Stunden unterwegs, kann er sich die entsprechende Verpflegungspauschale steuerfrei von seinem Arbeitgeber erstatten lassen.

Der Bezug einer Verpflegungspauschale für eine Dienstreise, die sich über zwei Tage ohne Übernachtung streckt, ist ebenfalls abhängig von der Gesamtdauer. Beträgt diese über 8 Stunden, kann der Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand für den Tag beanspruchen, an dem er überwiegend abwesend war.

Dreimonatsfrist

Wenn der Mitarbeiter an mindestens 3 Tagen pro Woche seine Auswärtstätigkeit an der gleichen Betriebsstätte durchführt, darf der Verpflegungsmehraufwand nur für die ersten drei Monate berücksichtigt werden. Sind es weniger als 3 Tage pro Woche, gilt diese Einschränkung jedoch nicht.

Die Dreimonatsfrist gilt auch dann nicht, wenn der Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum zwar im selben auswärtigen Ort, aber nicht durchgängig für den gleichen Auftraggeber tätig ist.

Ein Ortswechsel (oder wie eben beschrieben ein „Auftraggeber-Wechsel“ vor Ort) sowie eine 4-wöchige Unterbrechung der Auswärtstätigkeit (unabhängig vom Grund) führen zu einem Neubeginn der Dreimonatsfrist – es dürfen von diesem Zeitpunkt an also wieder für bis zu drei Monate Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden.

Verpflegungsmehraufwendungen bei doppelter Haushaltsführung

Wird ein Arbeitnehmer von Betriebsstätte A nach Betriebsstätte B versetzt, behält seinen familiär bedingten Hauptwohnsitz aber in A und mietet sich eine kleine Zweitwohnung in B, so kann er auch für die ersten 3 Monate Verpflegungsmehraufwand geltend machen.

Die Verpflegungspauschalen richten sich nach seinem Pendel-Rhythmus. Fährt er zum Beispiel montags nach B und freitags zurück nach A, erhält er – ausgehend von einer Versetzung innerhalb Deutschlands – jeweils für den An- und Abreisetag (Montag und Freitag) einen Pauschbetrag in Höhe von 12 EUR. Die volle Tagespauschale von 24 EUR steht ihm von Dienstag bis Donnerstag zu.

In den ersten drei Monaten der doppelten Haushaltsführung stehen dem Mitarbeiter also pro Woche 96 EUR für Verpflegungsmehraufwendungen zu.

Unterbricht der Mitarbeiter seinen Auswärtsaufenthalt in B für mindestens 4 Wochen – zum Beispiel für einen längeren Familienurlaub – beginnt die Dreimonatsfrist nach dieser Unterbrechung von vorn und er kann für die folgende 3 Monate erneut Verpflegungspauschalen beanspruchen.