Reisekostenabrechnung mit Dienstreise-Online

Ihre Reisekostenabrechnung erledigen Sie mit Dienstreise-Online transparent und rechtskonform in nur wenigen Minuten. Viele Softwarelösungen erfordern vom Anwender steuerliche und buchhalterische Kenntnisse. Dienstreise-Online bietet Ihnen eine intuitive Dateneingabe. Berechnungen, Fremdwährungsumrechnungen und Reports erfolgen automatisch. Lediglich einige Voreinstellungen sind notwendig, wie beispielsweise die Zuordnung von Buchhaltungskonten – und das natürlich nur, sofern Sie die erweiterten buchhalterischen Funktionen nutzen möchten.

Verpflegungsmehraufwand

Auf Dienstreisen stehen nicht die gleichen Möglichkeiten der Versorgung bereit wie zu Hause. In der Regel ist die auswärtige Verpflegung teurer. Daher kann der Reisende gesetzlich geregelte Pauschalen für diesen Verpflegungsmehraufwand beanspruchen. Die Höhe der Pauschale richtet sich nach der Dauer der geschäftlichen Reise sowie dem Reiseziel (in der Regel das Land).

Für Arbeitnehmer: Stellt der Arbeitgeber kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, muss die Verpflegungspauschale in der Reisekostenabrechnung gekürzt werden (20 % für ein Frühstück und 40 % für ein Mittag- bzw. Abendessen). Die Prozentwerte beziehen sich immer auf die entsprechende Ganztagespauschale – auch bei beispielsweise eintägigen Reisen.

Für Unternehmer oder Selbstständige: Der Pauschalbetrag für Verpflegungsmehraufwand wird – anders als bei Angestellten – nicht gekürzt, wenn der Unternehmer während der Geschäftsreise bewirtet hat oder bewirtet wurde. Bewirtungskosten und Verpflegungspauschalen können nebeneinander beansprucht werden.

Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Reisen werden jährlich vom Bundesfinanzministerium im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder bekanntgegeben.

Reisekostenabrechnung 2020 Zusammenfassung

Reisekostenabrechnung
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Fahrtkosten

Die Kosten für An- und Abreise, zum Beispiel mit der Bahn oder dem Flugzeug, können in voller Höhe angesetzt werden. Sie geben im Beleg-Assistenten lediglich den Bruttobetrag und Steuersatz ein. Buchungsbelege können im Bildformat (PNG, JPG, GIF) oder als PDF-Dokument hochgeladen werden.

Kosten für Dienstfahrten mit dem privaten PKW werden über die gesetzliche Kilometerpauschale ausgeglichen (in der Regel 30 ct. pro Kilometer). Manche Arbeitgeber erstatten ihren Mitarbeitern einen höheren Betrag pro gefahrenen Kilometer mit dem Privat-PKW. Diese Pauschale kann in den Einstellungen von Dienstreise-Online geändert werden.

Belege für Fahrten mit dem Taxi oder öffentlichen Verkehrsmitteln werden unter Reisenebenkosten geführt.

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten mit Beleg (zum Beispiel Hotel oder Pension) können in der Reisekostenabrechnung in voller Höhe angegeben werden, wenn diese Kosten der Arbeitnehmer privat ausgelegt hat. Für Privatübernachtungen kann eine Übernachtungspauschale geltend gemacht werden – jedoch nur für Arbeitnehmer.

Angefallene Nebenkosten, zum Beispiel für Internet- oder TV-Nutzung, sind unter Reisenebenkosten aufzuführen, sofern diese erstattungsfähig sind.

Erstattungsfähige Reisenebenkosten in der Reisekostenabrechnung

Weitere Kosten, die während einer Dienstreise anfallen, können Kosten für einen Mietwagen, Fahrten mit dem Taxi oder die Nutzung des ÖPNV, Parkgebühren, Gebühren für Internetnutzung, Bewirtungskosten, Trinkgeld u.a. sein. Alle Ausgaben müssen mit einem Beleg nachweisbar sein. Liegen diese digitalisiert vor, können sie gleich mit hochgeladen werden und liegen so später zur Einsicht bei.

Dienstreise-Online: Beleg-Assistent
Beleg-Assistent mit Fremdwährungsunterstützung