Flexible Gruppenverwaltung

Die Gruppenverwaltung in Dienstreise-Online ist ein flexibles Feature, mit dem Sie Benutzer entsprechend Ihrer unternehmensinternen Organisationsstruktur oder nach anderen für Sie zweckmäßigen Gruppierungen hierarchisch verwalten können.

Hohe Anpassungsfähigkeit an Ihre operationellen Strukturen

Wenn Ihr Unternehmen vergleichsweise klein und die Anzahl Ihrer Dienstreisenden überschaubar ist, können Sie auf den Einsatz der flexiblen Gruppenverwaltung komplett verzichten: Es wird Ihnen in der Regel reichen, einen Anwender als Controller festzulegen, der alle Abrechnungen einsehen und einen Datenexport für die Buchhaltung erstellen kann. Möglicherweise möchten Sie Ihrem Steuerbüro noch ein weiteres Anwenderkonto mit Controller-Rechten bereitstellen.

Für größere Unternehmen ist es hingegen erforderlich, nicht alle Reisekosten-Abrechnungen von nur einem Mitarbeiter bearbeiten zu lassen. In diesem Fall können Sie unsere flexible Gruppenverwaltung einsetzen, um jeden Anwender einer bestimmten Gruppe zuzuweisen, so dass erstellte Abrechnungen beispielsweise nur dem jeweiligen Abteilungsleiter angezeigt werden.

Die Anzahl der organisatorischen Einheiten, die Sie mit der Gruppenverwaltung von Dienstreise-Online erfassen möchten, ist unbegrenzt. Die hierarchische Anordnung ist nach Ihren Anforderungen beliebig gestaltbar und hinsichtlich Ausprägung bzw. Tiefe der Hierarchie uneingeschränkt skalierbar. So können definierte Gruppen den Abteilungen Ihres Unternehmens entsprechen, die Zuständigkeiten Ihrer Buchhaltung widerspiegeln oder einfach eine beliebige Anzahl von Mitarbeitern umfassen, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten oder eine gemeinsame Dienstreise antreten.

Eine Gruppe bzw. organisatorische Einheit kann maximal eine übergeordnete Einheit, jedoch beliebig viele Untereinheiten besitzen.

Der Gruppenmanager und seine Rechte

Jede Gruppe kann einen oder mehrere Gruppenmanager haben. Ein Gruppenmanager wiederum kann verantwortlich für eine oder mehrere Gruppen sein. Untergeordnete Gruppen fallen automatisch in den Zuständigkeitsbereich des Gruppenmanagers der übergeordneten Einheit. Daraus folgt, dass Sie – je nach Aufstellung der Verantwortungsbereiche – nicht zwingend für jede einzelne Untergruppe einen Verantwortlichen festlegen müssen.

Der Zuständigkeitsbereich eines Gruppenmanagers umfasst neben der ihm direkt zugeordneten Gruppen die jeweils untergeordneten Ebenen. So kann er in seinem Hierarchie-Strang:

Zugriffsrechte auf seinen Zuständigkeitsbereich haben nur übergeordnete Gruppenmanager sowie Anwender mit Controller-Rechten.

Dienstreise-Online: Organisationstruktur aus Sicht des Controllers
Organisationstruktur aus Sicht des Controllers
Dienstreise-Online: Organisationstruktur aus Sicht eines Gruppenmanagers
Organisationstruktur aus Sicht eines Gruppenmanagers

Stellvertreterregelung

Benötigt eine Gruppe einen Stellvertreter (z.B. im Krankheitsfall oder bei Urlaub des Verantwortlichen) wird ganz einfach einem anderen Anwender die Rolle des Gruppenmanagers übertragen. Dabei kann es sich um ein normales Mitglied dieser Gruppe handeln oder um einen Gruppenmanager einer anderen Gruppe.