Datenschutzerklärung gemäß DS-GVO

Als Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen ist der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Benutzung unserer Internetseite Dienstreise-Online für uns ein wichtiges Anliegen. Daher nehmen wir unsere Aufgabe ernst, Ihre Daten und deren Verarbeitung unter den Schutz der geltenden gesetzlichen Bestimmungen zu stellen.

Diese Datenschutzerklärung informiert Nutzer und Besucher über die Art, den Umfang und den Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten durch den verantwortlichen Anbieter gem. Impressum.

Geltungsbereich

Die folgenden Datenschutzhinweise gelten für die Internetseite von Dienstreise-Online. Webseiten Dritter, die über eine Verknüpfungen (externer Link), aufgerufen werden können, unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber. Sollten Sie bemerken, dass Links von unserer Webseite auf Internetseiten verweisen, deren Inhalte gegen geltendes Recht verstoßen, benachrichtigen Sie uns bitte über unser gesichertes Kontaktformular auf unserer Webseite. Wir werden diese Links dann umgehend aus unserem Internetauftritt entfernen. Dienstreise-Online übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist unser Datenverarbeitungsverantwortlicher und die Geschäftsleitung gem. Impressum. Anfragen zum Datenschutz nutzen Sie bitte hierfür unser Kontaktformular oder schreiben Sie an info@dienstreise-online.de mit dem Stichwort „Datenschutz“ oder „Privacy Policy“.

stallwanger IT.dev | consulting
– Datenschutz / Privacy Policy –
Heilmannstraße 7
81479 München
Tel.: +49 (0)89 74975123

2. Erfassung von allgemeinen Daten und Informationen

(1) Unsere Internetseite erfasst mit jedem Aufruf durch eine betroffene Person oder ein automatisiertes System eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers gespeichert. Erfasst werden:

Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

(2) Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten in Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Die Speicherung erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

(3) Die Vorhaltezeit der Server-Logfiles beträgt 4 Wochen. Danach werden die Daten automatisch vom System gelöscht.

(4) Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

3. Kontaktformular und E-Mail-Kontakt

(1) Auf unserer Internetseite ist ein Kontaktformular vorhanden, das für die elektronische Kontaktaufnahme sowie für die Anforderung eines Testzuganges genutzt werden kann. Nimmt ein Nutzer diese Möglichkeit wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an uns übermittelt und gespeichert. Diese Daten sind:

Zum Zeitpunkt der Absendung der Nachricht werden zudem folgende Daten gespeichert:

Für die Verarbeitung der Daten wird im Rahmen des Absendevorgangs die Einwilligung der betroffenen Person eingeholt und auf diese Datenschutzerklärung verwiesen.

Alternativ ist eine Kontaktaufnahme über die aufgrund gesetzlicher Vorschriften bereitgestellte E-Mail-Adresse möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.

Es erfolgt keine Weitergabe der Daten an Dritte. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet.

(2) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung des Nutzers Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Übersendung einer E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske dient uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Im Falle einer Kontaktaufnahme per E-Mail liegt hieran auch das erforderliche berechtigte Interesse an der Verarbeitung der Daten.

(3) Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars und diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist. Anders verhält es sich, wenn mit dem Nutzer ein Vertragsverhältnis zur regelmäßigen Nutzung unseres Webservice geschlossen wird und somit weitreichendere Datenschutzregelungen greifen.

(4) Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen. Nimmt der Nutzer per E-Mail Kontakt mit uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.

Für den Widerruf der Einwilligung bzw. den Widerspruch gegen die Nutzung der erhobenen personenbezogenen Daten sind die unter Ziffer 1 aufgeführten Kommunikationskanäle zu nutzen. Alle personenbezogenen Daten, die im Zuge der Kontaktaufnahme gespeichert wurden, werden in diesem Fall gelöscht.

4. Erhebung und Nutzung von Daten für einen Test-Account

(1) Wir bieten Interessenten die Möglichkeit, innerhalb eines definierten Zeitraumes unsere Webanwendung zur Erstellung von Reisekostenabrechnungen und deren steuerliche Dokumentation nach aktuellem Reisekostenrecht zu testen. Dafür werden sowohl Unternehmensdaten als auch personenbezogene Daten erhoben, die der Interessent per E-Mail an uns übermittelt. Die Daten des Unternehmens werden herangezogen, um einen Mandanten im System zu registrieren, dem die Testperson oder die Testpersonen zugeordnet werden können. Als registrierte Benutzer des jeweiligen Mandanten werden seitens stallwanger IT.dev von den Testpersonen folgende personenbezogene Daten erhoben:

Es wird außerdem ein Passwort generiert und den Testnutzern mitgeteilt, das aber jederzeit von den betroffenen Personen in ihrem Test-Account eigenständig geändert werden kann. Passwörter werden prinzipiell verschlüsselt abgespeichert.

Für die Erhebung weiterer personenbezogener Daten wie Anschrift oder Personalnummer ist der Nutzer selbstverantwortlich. Die Speicherung aller Daten erfolgt auf unseren Servern.

Im Test-Account stehen alle Funktionen vollumfänglich, aber zeitlich befristet zur Verfügung. Sachdaten (= Reisedaten von Dienstreisen inkl. Belegdaten) und die personenbezogenen Daten werden verwendet für:

(2) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

(3) Die personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald der Testzeitraum abgelaufen ist und kein Vertrag über die regelmäßige Nutzung unseres Service zustande gekommen ist. Dies betrifft ebenfalls die von der betroffenen Person eingegeben Sachdaten zur Erstellung von Reisekostenabrechnungen sowie sämtliche zu Testzwecken hochgeladenen Belege.

(4) Testnutzer haben jederzeit die Möglichkeit, die Testphase vorzeitig zu beenden und gespeicherte Daten löschen zu lassen. Der Widerruf ist entweder an den zuständigen Mitarbeiter von stallwanger IT.dev zu richten, dessen Kontaktdaten aufgrund der Betreuung während der Testphase dem Nutzer bekannt sind, oder direkt an den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung von stallwanger IT.dev unter Ziffer 1.

5. Datenverarbeitung innerhalb eines Vertragsverhältnisses

(1) Ein Vertragsverhältnis zur regelmäßigen Nutzung von Dienstreise-Online ergibt sich in der Regel während oder nach der Testphase unserer Webanwendung. Dem Nutzer werden vertragliche Vereinbarungen zur Unterzeichnung übersandt, die neben den meist bereits bekannten oder noch zu übermittelnden Unternehmensdaten preisliche Konditionen und Vereinbarungen zur Zahlmethode enthalten.

Die vertraglichen Unterlagen enthalten nur dann personenbezogenen Daten, wenn der Vertragspartner Einzelunternehmer oder Privatperson ist. In diesem Falle sind folgende Daten Gegenstand der Erhebung:

Personenbezogene Daten, die seitens stallwanger IT.dev zur Einrichtung eines Test-Accounts erhoben wurden (vgl. Ziffer 4), bleiben im Fall des Zustandekommens eines Vertrages bestehen. Diese können vom Vertragspartner selbst geändert oder gelöscht werden oder er erteilt stallwanger IT.dev den Auftrag zur Änderung oder Löschung.

Entsteht ein Vertragsverhältnis ohne vorherige Testphase, werden personenbezogene Daten wenigstens einer verantwortlichen Person des Vertragspartners erhoben, um einen Zugang zur Webanwendung sowie die Zuordnung zum übergeordneten und vorher anzulegenden Mandanten lt. Unternehmensdaten zu gewährleisten. Diese Daten umfassen:

Für die Erhebung weiterer eigener personenbezogener Daten wie z.B. Anschrift und Personalnummer sowie die Erhebung personenbezogener Daten weiterer Anwender aus dem Nutzerkreis des Mandanten sind die Verantwortlichen des Vertragspartners von stallwanger IT.dev selbstverantwortlich. Gespeichert und weiterverarbeitet werden alle Daten auf unseren Servern.

(2) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Erfüllung des Vertrags, dessen Vertragsbestandteil die betroffene Person ist, Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO.

(3) Mit Beendigung des Vertragsverhältnisses, in der Regel durch Kündigung einer der beiden Vertragsparteien, werden alle personenbezogenen Daten dauerhaft gelöscht. Alle weiteren Lösch- und Rückgabevorgänge nach Auflösung des Vertrages sind gesondert in einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß DS-GVO festzulegen.

(4) Die Datenverarbeitung innerhalb eines Vertragsverhältnisses sowie dessen Kündigung/Widerruf unterliegen gesonderten Vereinbarungen gemäß DS-GVO, über die sich beide Vertragsparteien zum Schutz personenbezogener Daten nach geltendem Recht vor dem Vertragsverhältnis verständigen.

6. E-Mails und Newsletter

(1) Eine E-Mail- oder ein Newsletter-Versand erfolgt nur im Rahmen eines Vertragsverhältnisses an die im Vertrag eingebundenen Nutzer mit der Benutzerrolle eines „Controllers“ oder an Interessenten, die eine Zustellung ausdrücklich wünschen. Bei vertragsgebundenen Nutzern liegen die für den Versand notwendigen Daten bereits vor, einwilligende Interessenten übermitteln diese Daten an uns:

Der E-Mail- bzw. Newsletter-Versand dient lediglich der Information über anstehende Wartungs-/Updatearbeiten und erfolgt jeweils ein bis zwei Tage im Voraus unter Angabe des konkreten Zeitfensters sowie kurz nach der Einspielung des Updates mit detaillierten Informationen zu den Änderungen. Newsletter zu Marketing-Zwecken werden nicht versendet.

Von uns gesendete E-Mail-Mitteilungen können ein Zählpixel enthalten, das uns meldet, ob die Mitteilung erhalten oder geöffnet oder auf eine Verknüpfung in der Mitteilung geklickt wurde.

(2) Rechtsgrundlage für die per E-Mail versendeten Informationen ist die Erfüllung des Vertrags, dessen Vertragsbestandteil die betroffene Person ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO) sowie die Verwendung der personenbezogenen Daten nach Einwilligung der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO).

(3) Der Newsletter-Versand wird eingestellt und personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald

(4) Die Datenverarbeitung innerhalb eines Vertragsverhältnisses sowie dessen Kündigung/Widerruf unterliegen gesonderten Vereinbarungen gemäß DS-GVO, über die sich beide Vertragsparteien zum Schutz personenbezogener Daten nach geltendem Recht vor dem Vertragsverhältnis verständigen.

Der Interessent ohne Vertragsverhältnis hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Zustellung des Informationsnewsletters zu widerrufen. Für den Widerruf sind die unter Ziffer 1 aufgeführten Kommunikationskanäle zu nutzen. Alle personenbezogenen Daten werden in diesem Fall gelöscht.

7. Verwendung von Cookies

(1) Unsere Webseite verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Soweit in der vorliegenden Datenschutzerklärung nicht ausdrücklich angegeben, verwenden wir nur sogenannte „Session-Cookies“. In einem Session-Cookie wird eine zufällig erzeugte eindeutige Identifikationsnummer abgelegt, die den Login-Status über eine definierte Zeitdauer aufrecht hält und somit die Nutzung unseres Onlineservice überhaupt ermöglicht. Diese Cookies können keine anderen Daten speichern und werden gelöscht, sobald sich der Anwender ausloggt oder das Browserfenster schließt.

(2) Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

8. Verwendung von Google Analytics

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. (“Google”). Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Webseite wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt.

Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber dem Websitebetreiber zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können. Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

9. Google AdWords Tacking

Wir nutzen als Google AdWords-Kunde das Google Conversion Tracking, einen Analysedienst der Google Inc. (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA; „Google“). Dabei wird von Google AdWords ein Cookie auf Ihrem Rechner gesetzt („Conversion Cookie“), sofern Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Webseite gelangt sind. Diese Cookies verlieren nach 30 Tagen ihre Gültigkeit und dienen nicht der persönlichen Identifizierung. Besuchen Sie bestimmte Seiten von uns und das Cookie ist noch nicht abgelaufen, können wir und Google erkennen, dass jemand auf die Anzeige geklickt hat und so zu unserer Seite weitergeleitet wurde. Jeder AdWords-Kunde erhält ein anderes Cookie. Cookies können somit nicht über die Webseiten von AdWords-Kunden nachverfolgt werden. Die mithilfe des Conversion-Cookies eingeholten Informationen dienen dazu, Conversion-Statistiken für AdWords-Kunden zu erstellen, die sich für Conversion-Tracking entschieden haben. Die AdWords-Kunden erfahren die Gesamtanzahl der Nutzer, die auf ihre Anzeige geklickt haben und zu einer mit einem Conversion-Tracking-Tag versehenen Seite weitergeleitet wurden. Sie erhalten jedoch keine Informationen, mit denen sich Nutzer persönlich identifizieren lassen.

Wenn Sie nicht am Tracking teilnehmen möchten, können Sie dieser Nutzung widersprechen, indem Sie die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser Software verhindern(Deaktivierungsmöglichkeit). Sie werden sodann nicht in die Conversion-Tracking Statistiken aufgenommen.

Weiterführende Informationen sowie die Datenschutzerklärung von Google finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy?gl=de

Durch die Nutzung unserer Angebote erklären Sie sich mit der Bearbeitung der über Sie erhobenen Daten durch Google in der hier beschriebenen Art und Weise und zu dem zuvor benannten Zweck einverstanden. Wir weisen darauf hin, dass Google eigene Datenschutz-Richtlinien hat, die von unseren unabhängig sind. Wir übernehmen keine Verantwortung oder Haftung für diese Richtlinien und Verfahren.

Wir weisen darauf hin, dass Google eigene Datenschutz-Richtlinien hat, die von unseren unabhängig sind. Wir übernehmen keine Verantwortung oder Haftung für diese Richtlinien und Verfahren.

10. Rechte der betroffenen Person

Wir erteilen betroffenen Personen auf Antrag unentgeltlich Auskunft über ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten. Zusätzlich haben die Nutzer das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, Einschränkung der Verarbeitung, Löschung ihrer personenbezogenen Daten und Widerruf von Einwilligungen, sofern die Weisung nicht aufgrund eines Vertragsverhältnisses zunächst dem der betroffenen Person überstehenden Auftraggeber zu melden und von diesem zu bestätigen ist.

11. Regelfristen für die Löschung der Daten

Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung (z.B. Buchhaltung, Rechnungen, Miet- und Dienstverträge) erforderlich sind. So werden die handelsrechtlichen oder finanzwirksamen Daten eines abgeschlossenen Geschäftsjahrs den rechtlichen Vorschriften entsprechend nach weiteren zehn Jahren gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind. Kürzere Löschungsfristen werden auf besonderen Gebieten genutzt (z.B. im Personalverwaltungsbereich wie z.B. abgelehnten Bewerbungen). Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht.

12. Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten

Sollten personenbezogene Daten an Dienstleister oder Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z.B. die Vereinbarung von EU-Standardvertragsklauseln, Privacy Shield) vorhanden sind. Sie können die Informationen auch unter den eingangs genannten Kontaktinformationen anfordern. Im Übrigen erfolgt keine Übermittlung in Drittstaaten; eine solche ist auch nicht geplant.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unseres Dienstes anzupassen. Dies gilt jedoch nur im Hinblick auf Erklärungen zur Datenverarbeitung. Sofern Einwilligungen der Nutzer erforderlich sind oder Bestandteile der Datenschutzerklärung Regelungen des Vertragsverhältnisses mit den Nutzern enthalten, erfolgen die Änderungen nur mit Zustimmung der Nutzer.

Alle Änderungen in der Datenschutzerklärung gelten nur für die zukünftige Anwendung. Wir werden die Richtlinien nicht rückwirkend ändern, es sei denn, der Gesetzgeber schreibt es vor.

Wir empfehlen Ihnen, unsere Webseite regelmäßig auf Änderungen zu prüfen. So können Sie sicher sein, dass Sie immer korrekt informiert sind.

Stand: 2. Mai 2018